新葡的京集团4321团学组织财务管理规范

一、总则

为进一步规范新葡的京集团4321团学组织预算申请及报销流程，加强学生活动经费管理和监督，根据学校财务规章制度要求，提升学院团学财务工作水平，特制定本办法。

团学经费使用原则：实事求是、勤俭节约、统筹兼顾、专款专用。

二、财务工作流程

（一）预算申请

（二）报销申请

三、一般报销要求

所有团学活动预算须为经过学院团委审批的必要支出，方可报销。报销过程中需注意以下事项：

（一）报销人必须取得相应的合法票据；

（二）报销所需材料有：活动预算申请表、活动经费报销单、日常费用报销单、奖品签收单、正规发票以及各类说明单；

（三）报销金额在2000元以上的，还需提供纸质合同，合同需要双方有效盖章；

（四）线上购买及线下购买均可，但需商家提供正规发票；

（五）网购物资还需完整的订单截图，报销时，一份订单截图用一张A4纸打印；

（六）申请报销的物资经费需真实合理，申请报销的所有物资须一并附上使用情况说明；

（七）非特殊活动不能够买零食，食品节等活动除外。

四、发票要求

（一）发票信息要求

1、*名称：新葡的京集团4321；

2、*纳税人识别号：1210 0000 4250 1075 7A；

3、地址：梅陇路130号；

4、电话：填写购货单位的办公室电话，便于联系；

5、开户银行及账号：农行徐汇区漕溪支行033296 0801 7003 862

6、发票内容：物资内容及数量需描述详细，避免出现“活动用品”、“礼品”、“资料”、“耗材”等含义模糊的名词。可在发票后附上销售清单。发票中销售方盖章需要清晰可见。

7、发票背面需填写信息：活动负责人及发票经办人签名、有负责老师的签字、活动名称、物资用途简单说明（若发票背面为紫色，相关内容需写在发票正面右上角）。

（二）可报销的发票类型：

1、正规机打发票；

2、电子发票需打印后在发票正面标注“真实唯一”字样；

3、教育超市的饮用水发票可报销(须有抬头与纳税人识别号) ；

4、定额发票需微信认证，盖章字样为新葡的京集团4321的发票不可报销；

5、仅礼品屋和助超开具的理货单可用于报销；

6、其他收据、非机打发票、手写发票均无法报销；

7、文印社的结算单可用于报销。

（三）发票说明

1、对整个活动全部发票用途的情况说明；

2、对个别特殊发票的说明；

3、奖品签收单、活动参与人员名单等。

五、车费报销要求

（一）可报销车票：

1、出访活动相关的出租车、地铁小额发票；

2、邀请嘉宾（校外）讲座的出租车票；

3、集体出访活动包车发票；

4、其他交通、食宿发票不可报销。

（二）集体出访发票须在发票后附上以下资料：

1、纸质租车合同；

2、乘车人完整名单。

六、大额报销要求

大额报销一般指金额大于2000的发票报销。大于两千的发票报销两种途径：

（一）个人不付款，由学校直接转账，需上交资料：

1、纸质交易合同、发票背面留负责人姓名、电话；

2、登录国家税务总局进行发票查伪，验证结果纸质版打印上交。

（二）个人付款→学校转账→商家返款，需上交资料(：

1、纸质交易合同、发票背面留负责人姓名、电话；

2、登录国家税务总局进行发票查伪，验证结果纸质版打印上交；

3、支付宝或农行卡交易支付界面打印件，支付宝交易界面名称必须与发票销售方名称一致方可报销。

（三）合同要求

1、金额超过2000的费用报销就需提供纸质合同，合同需要双方有效盖章；

2、私人转账给商家后再申请由学校转账的交易合同，需商家在合同中加入“在学校转账之后按条款返款给个人”的条款。若此条无法实现，则须谨慎私人交易。

七、其他

（一）连号的发票属于同一张发票，总金额需要加在一起

（二）所有表格均可在学校财务处网站下载：http://cwc.ecust.edu.cn下载专区

（三）本制度适用于新葡的京集团4321团学组织所有部门及成员。

共青团新葡的京集团4321委员会

2018年12月